Copy
Nieuwsbrief ONS I&C november 2019
Bekijk deze email in een browser

Voor je ligt de tiende inkoopnieuwsbrief van ONS Inkoop & Contractmanagement. Vier keer per jaar houden we je op een laagdrempelige manier op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van inkoop en contractbeheer/-management. Dat kunnen vakinhoudelijke ontwikkelingen zijn, maar ook organisatorische of juridische ontwikkelingen. Daarnaast delen we graag onze ervaringen met jullie; successen mogen gevierd worden, maar lessons learned ook. Dit alles onder de noemer ‘kennis delen is kennis vergroten’.


Het kan natuurlijk zijn dat je zelf ook praktijkvoorbeelden of onderwerpen hebt die je onder de aandacht wilt brengen; graag! Neem in dat geval contact met ons op via inkoop@ssc-ons.nl.

In deze nieuwsbrief komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Dalfsen partner van ONS per 01-01-2020

De intentie was er al, maar per 1 januari 2020 treedt Dalfsen officieel toe als partner van ONS. Een goed begin van het jaar!

BV-event met Dean Kashiwagi!

Op 18 november deelt grondlegger van de Best Value methodiek, Dean Kashiwagi, zijn visie als het gaat om het vereenvoudigen van inkoopprocessen. Tijdens de bijeenkomst kun je ook deelnemen aan een interessante workshop en je kennis over Best Value testen.
Heb je de uitnodiging gemist? Bekijk de uitnodiging hier en meld je dan voor 8 november aan!

Nieuwe drempelbedragen per 01-01-2020

Elke twee jaar worden de drempelbedragen voor Europees aanbesteden aangepast. De huidige bedragen gelden tot en met 31 december 2019.
Wat de nieuwe drempelbedragen worden, is op dit moment nog niet bekend. Natuurlijk houden we je op de hoogte. Kijk op onze site of de intranet-site van jouw organisatie.

CTM Solutions, ONSe nieuwe inkooptool

In de loop der jaren is er veel veranderd op het gebied van aanbestedingen. In ONSe nieuwsbrieven hebben we regelmatig bijzondere en innovatieve aanbestedingsprojecten gepresenteerd. Ook de manier waarop aanbesteed wordt is veranderd. Zo wachtte men vroeger soms in een gemeentehuis welke concurrenten ook zouden meedingen, om op die manier de juiste van de meegebrachte enveloppen in de melkbus te deponeren, met hier en daar een vechtpartij als resultaat. Die tijden zijn niet meer. Alles gaat (en moet) volledig digitaal. En ONS wil met de nieuwe softwaretool CTM Solution een verbeterslag maken op het gebied van aanbesteden.

 
De laatste jaren maakte ONS gebruik van Negometrix voor het publiceren, beoordelen en gunnen van aanbestedingen. Vanwege het aflopen van het contract, hebben wij de inkooptool opnieuw aanbesteed. Ruim een jaar geleden begonnen we met een marktconsultatie, om meer kennis te vergaren én inspiratie op te doen. Daarna kwam de uitvraag, waarbij uiteindelijk CTM Solution als winnaar uit de (melk)bus kwam.
 
Officieel gaat het contract per januari 2020 in. Alle inkopers hebben de opleiding voltooid. De lopende aanbestedingen die vanuit Negometrix zijn begonnen maken we daar gewoon af. Voor nieuwe aanbesteden gebruiken we CTM Solution. Sterker nog, de eerste aanbestedingen hebben we ondertussen al via CTM Solution gepubliceerd.

Het InkoopStartFormulier wordt straks ook aangeboden via CTM. Op dit moment zijn we daar nog mee bezig. Het formulier ziet er binnenkort dus anders uit, maar hij werkt zoals je gewend bent!

Voorkeursklant zijn…èn blijven!

Het is de meest ideale positie die je als klant kunt hebben; voorkeursklant. De leverancier is, kortgezegd, zo blij met jou als klant dat je de beste producten en diensten tegen de scherpste prijs krijgt aangeboden. Hoe dan?


Je zou misschien verwachten dat leveranciers hun klanten op gelijke wijze behandelen, maar dat is niet het geval. De ene inkopende organisatie wordt betrokken bij het ontwikkelen van een nieuw product en kan hiermee als eerste pronken bij klanten. Een andere organisatie komt op een wachtlijst te staan en moet maar afwachten wanneer hij geleverd krijgt.
Er zijn verschillende oorzaken voor dit verschil en die kun je indelen in de volgende drie categorieën
  • Klantattractiviteit: Hoe interessant ben je voor de leverancier? Ben je voor de leverancier een grote klant of niet. Heb je misschien, behalve afname van diensten of producten, nog wat anders te bieden? Denk aan contacten met andere organisaties, een positieve referentie, een samenwerkingstraject om iets nieuws te ontwikkelen.
  • Leverancierstevredenheid: Hoe verloopt de opdracht? Levert het op wat het op zou leveren? Worden afspraken door de inkopende organisatie nagekomen?
  • Preferred customer status: Een leverancier vergelijkt de relaties die hij heeft met zijn klanten. Hij kijkt wat elke relatie hem oplevert. Aan de hand daarvan bepaalt hij waar hij zijn tijd/geld/moeite aan besteedt.
Om op deze punten goed te scoren, moet je in positieve zin opvallen bij je leverancier. Eigenlijk is het reclame maken, maar dan omgekeerd. Dit wordt dan ook ‘reverse marketing’ genoemd. Laat zien wat je de leverancier te bieden hebt.
 
Het lijkt misschien iets dat typisch bij de commerciële inkooppraktijk hoort (daar komt het ook vandaan), maar ook overheidsinkopers kunnen hier hun voordeel mee doen. Die hebben natuurlijk niet de vrije hand, zoals commerciële inkopers wel hebben. De overheid moet zich immers houden aan wet- en regelgeving. Maar ook binnen die wet- en regelgeving is ruimte voor interessante, uitdagende opdrachten, het opbouwen van een relatie met een leverancier en het opzoeken van samenwerking met de markt.
Bij overheidsinkoop uit een voorkeurspositie zich op twee manieren:
  • Preferred tender status: De opdracht (tender) die je uitzet is zodanig interessant dat de leverancier inschrijft op jouw opdracht, ten koste van een andere opdracht. Hij kan er ook voor kiezen zijn beste mensen vrij te maken om een inschrijving op te stellen. Dit zijn een paar voordelen die je geniet als jouw opdracht een voorkeursstatus heeft.
  • Preferred customer status: Dit houdt bijvoorbeeld in dat de leverancier na gunning de beste medewerkers op jouw opdracht zet. De voordelen verschillen niet veel van de preferred customer status op de commerciële markt.
Het verschil zit in de tenderfase; de aanbesteding. Die is er bij commerciële inkoop niet. Op voorhand moeten leveranciers zich al bewijzen en onderscheiden van andere partijen. Dat vraagt een flinke investering. Dat betekent dat een leverancier niet op elke aanbesteding kan en wil inschrijven. Het is dus van groot belang dat de opdracht die je uitzet, opvalt op een positieve manier. Dat is lastig, maar uiteindelijk de moeite waard.

Vraag je je af hoe je je opdracht interessant kunt maken voor leveranciers? Wij kunnen je helpen!

Nieuwe softwaretool voor contractmanagement: VendorLink

Vanaf 16 december gaan we (ONS en haar partners) de softwaretool van VendorLink gebruiken voor het registreren, beheren en managen van contracten. In VendorLink kunnen we, naast het uitvoeren van contractregistratie en beheer, ook KPI’s uitvragen, leveranciersmanagement uitvoeren en audits en enquêtes versturen. VendorLink vervangt de huidige softwaretool Negometrix. Een perfecte gelegenheid om contractmanagement verder te ontwikkelen.


Ook voor deze tool hielden we vorig jaar eerst een marktconsultatie. En gunden we, na de uitvraag, de opdracht uiteindelijk aan VendorLink.
 
Deze implementatie heeft, in tegenstelling tot de inkooptool CTM, wel wat meer voeten in de aarde. De afgelopen weken is een projectgroep van ONS dan ook al druk bezig geweest om de transitie zo goed mogelijk te laten verlopen. De reden waarom het zo complex is, zit in het feit dat alle contracten (plus bijlagen etc.) vanuit de oude naar de nieuwe softwaretool gemigreerd moeten worden.

De migratie van contracten van Negometrix naar Vendorlink vindt plaats in de tweede week van december. Vanaf vrijdag 6 december is het niet meer mogelijk om te registreren en bewerken in Negometrix. Dit geeft ons de tijd om alle gegevens vanuit Negometrix naar VendorLink te migreren en om vanaf 16 december live te gaan in VendorLink.

Na de migratie kan iedereen in VendorLink contracten beheren en managen. Om ervoor te zorgen dat iedereen aan het werk kan in het nieuwe systeem, organiseren wij uiteraard trainingsbijeenkomsten. Meer informatie hierover volgt snel via het intranet.
Wilt u de manier waarop u deze e-mails ontvangt wijzigen? Dan kunt u uw voorkeuren bijwerken of afmelden van deze lijst