Dokumenttien hallinta aiheuttaa monissa yrityksissä ja organisaatioissa tuskanhikeä. Virallinen asiakirjahallinta on ehkä laitettu jo jollekin tolalle, mutta dokumenttien hallinta, löytäminen ja yhdessä työstäminen hakee muotojaan. Järjestelmät auttavat, mutta jos yhteiset pelisäännöt puuttuvat, ei ole niistäkään juuri apua. Prosessipäivillä pohditaan yhdessä menestyksekkäitä tapoja tietojen ja dokumenttien hallinnan parhaista käytännöistä! Juha Anttilalla (IITC) on tästä paljon kokemusta ja onneksi myös kertoo näistä opeistaan auliisti!
Kokemuksen syvällä rintaäänellä puhuu myös Erik Forsström (Istekki). Istekillä tietämyksenhallinta nostettiin tapetille kolmisen vuotta sitten. Väen vaihtuessa haluttiin tiedon siirtymisestä, dokumentoinnista ja jakamisesta sujuvampaa. Erik kertoo, mitä Istekillä on tämän suhteen saatu aikaiseksi ja kuinka tietämyksenhallinta jatkaa elämistään organisaatiossa myös aktiivivaiheen jälkeen.
Yhteisten pelisääntöjen lisäksi on hyvä soveltaa modernia laadunhallintaa. Joona Heikkinen (M-Files) käy läpi keskeisimmät tavat, joilla nykyaikaiset työkalut helpottavat laatujärjestelmän rakentamista, monimutkaisen kokonaisuuden hallintaa, sekä tiedon ja vastuun jalkauttamista läpi organisaation. Näiden esitysten jälkeen pysyy langat entistäkin paremmin käsissä!
Tietämyksenhallintaa käytännössä tiedon jakamisen mahdollistajana
Erik Forsström / Istekki
Erik Forsström työskentelee tietämyksenhallintapäällikkönä ja prosessivastaavana Istekki Oy:n Laatu- ja toimintajärjestelmät –ryhmässä. Ryhmä vastaa Istekki Oy:n palvelutuotannon ITSM-prosesseista häiriönhallinnasta muutoksenhallintaan. Erik itse on monessa palvelunhallinnan liemessä keitetty ITIL® Expert –sertifioitu ITSM-asiantuntija ja vastaa Istekki Oy:ssä tietämyksenhallinnan lisäksi niin muutoksenhallinnasta kuin jakelunhallinnasta.
Askeleet moderniin laadunhallintaan
Joona Heikkinen / M-Files
Joona Heikkinen toimii M-Filesilla liiketoiminnan kehitysjohtajana ja hän on uransa aikana ollut mukana toteuttamassa ja suunnittelemassa noin sataa tiedon- ja laadunhallinnan ratkaisua. Laadunhallinnan suurimpana haasteena hän pitää laatutyön integroimista osaksi yritysten DNA:ta ja päivittäisiä prosesseja - kuinka osallistaa organisaatio laatutyöhön joustavasti ja välttäen tarpeetonta byrokratiaa?
Parhaat käytännöt dokumenttien ja tietojen hallintaan
Juha Anttila / IITC
Juha Anttila työskentelee IITC:ssä, joka on informaation hallinnan konsultointiin, koulutukseen ja julkaisutoimintaan erikoistunut yhtiö. Joka kolmas Suomen TOP100 yritys on IITC:n asiakas. Juhalla on rautainen kokemus informaation ja erityisesti dokumenttien hallinnan kehittämisestä ja järjestelmien käyttöönotosta.
