Здравствуйте!

В Петербурге есть небольшой поставщик канцтоваров, оборудования и настольных игр (так получилось). У него два розничных интернет-магазина, но 70% выручки идет от продаж другим компаниям. 

Компания не супербогатая, но в любой момент денежного запаса хватало, чтобы работать 3 месяца без продаж.

Это история о том, как этой компании перестали платить деньги.

Проедаем запасы

Кризис у компании наступил в окнце ноября, когда нужно было закупать товар на будущее. Подорожал не только импортный товар, но и отечественный.

Мертвый сезон в январе компания пережила в убыток, но уже в начале февраля начался поток заказов. Все поработали на ура, и выручка в феврале 2015 года была даже чуть выше, чем год назад. Казалось, что все хорошо.

Однако финансовый отчет в начале марта показал, что весь февраль компания проедала запасы и не зарабатывала. Заказы были, поставки были, но платежей от клиентов не было. Образовалась существенная дебиторская задолженность.

Дебиторка

Дебиторская задолженность — это когда кто-то должен вам. Клиент должен деньги за товар, а поставщик должен товар, за который вы уже заплатили. Не путать с кредиторской задолженностью — когда должны не вам, а вы.

Дебиторка так или иначе есть у всех: клиент оплатил не сегодня, а завтра. Поставка будет в конце недели, а бухгалтер клиента вернется из отпуска только в начале следующей. Иногда клиенты не платят месяцами. Иногда клиент мягко «сливается» и вообще не платит, пока его не пнешь.

Руководитель торговой компании Станислав попросил фин. службу просмотреть все сделки за последние полгода и проверить задолженности. Бухгалтер нашла долгов на 14 миллионов рублей.

Большая часть этих долгов приходилась на декабрь и февраль, но были и долги за август и сентябрь прошлого года. Эти клиенты натурально «сливались» — решили тихо не платить, и вот уже полгода как им это удавалось.

План спасения

1. Целевая претензионная работа. Станислав поставил одного из менеджеров на новую задачу — претензионную работу. Менеджер должен был звонить должникам и вежливо, но настойчиво, выбивать у них оплату. Этой работой, по идее, должен заниматься каждый менеджер, но в условиях скопившейся задолженности нужен был отдельный специалист.
    
2. Новая система мотивации. Теперь менеджеры получали бонус не когда они подписывали договор, а когда деньги поступали на счет. Если договор заключен, а денег нет — нет и бонуса. Теперь по всем новым заказам менеджеры сами вели претензионную работу. 
    
3. Промоакция «Подарок бухгалтеру» за быструю оплату: если оплата проходила в течение 2 дней после подписания договора, то в поставке добавлялся подарок финслужбе. 
    
4. Системный управленческий учет. Станислав поручил бухгалтерии делать регулярные срезы по должникам и включать его в финмодель. Теперь среди показателей бизнеса он видит недополученную выручку и прибыль.

Результат

Претензионная работа прошла лучше, чем ожидалось: все долги стряслись за 9 рабочих дней. Так быстро, потому что каждый отдельный платеж для клиентов был незначительным на фоне обычных трат. Поэтому нужно было просто напоминать о себе и настойчиво, неумолимо, как автомат, названивать клиентам.

Дебиторка не сократилась до нуля, но стала значительно ниже, а скорость ее погашения теперь не больше двух недель. Менеджеры жестко бдят, чтобы оплата не зависала.

Обратите внимание: Станислав не знал о дебиторке за полгода, потому что его финмодель была неполной. И спохватился он только когда компания стала проедать запасы. Хорошо, что он увидел это. Если бы у него не было финмодели, то он бы начал решать проблему слишком поздно.

Понятно, что строить финмодель скучновато. Это не «Заработай миллион за 5 минут без инвестиций». Финмодель — это для умных и расчетливых. Она помогает для начала не потерять тот миллион, который у вас уже есть.

Курс «Финансы» как раз про это: как с помощью простой эксельки найти потерянный миллион и вернуть его в компанию.

Ближайшие «Финансы»:

• в Петербурге — 28—29 марта
• в Москве — 10 и 11 апреля.

Бесплатный семинар в среду

Еще у нас послезавтра пройдет бесплатный семинар для московских предпринимателей — «Десять рисков в кризис». Одна из тем — претензионная работа и дебиторская задолженность. Будем рады вас видеть.

Желаю успехов!
Михаил Смолянов,
Мегапрорыв.